Automatización · Capítulo 12

El bot de WhatsApp

Tus residentes preguntan su saldo, piden su recibo y reportan averías por WhatsApp.

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La cobranza automática manda los recordatorios hacia tus residentes. El bot hace lo contrario: cuando ellos te escriben, responde por ti. Es el mismo número de WhatsApp, pero ahora contesta solo, a cualquier hora, con los datos reales de tu condominio.

Tu residente no necesita aprenderse comandos ni menús: escribe como le sale —«¿cuánto debo?», «mándame el recibo», «se dañó el ascensor»— y el bot entiende qué necesita y se lo resuelve. Tú no configuras conversaciones ni redactas respuestas: funciona desde el primer día en que el WhatsApp queda conectado.

Lo saludan y muestra lo que sabe hacer

Con un simple Hola basta. El bot saluda al residente por su nombre y le recuerda en qué puede ayudarlo: consultar su saldo, pedir su recibo, mandar la captura de un pago, reportar una avería o ver los métodos de pago. No hace falta escribirlo exacto —reconoce el lenguaje de todos los días— pero el menú deja claras las opciones para quien prefiere ir sobre seguro.

Chat de WhatsApp con el Condominio Almara: el residente escribe «Hola» y el asistente responde con un menú —saldo, recibo, captura del pago, reportar una avería y métodos de pago—

«¿Cuánto debo?» y tiene su saldo al instante

Es la pregunta que más vas a recibir, y ahora la contesta el bot en segundos. Lee el saldo real de su recibo vigente y se lo dice claro: en el ejemplo, la unidad PBA debe $171,17 del recibo de Marzo 2026, con su fecha de vencimiento. Es el mismo número que ves tú en Morosidad —en vivo, no una copia vieja—.

Si el propietario tiene varias unidades, las lista todas con su total. Y si ya está al día, se lo celebra. Al final lo invita a mandar la captura del comprobante cuando pague: ahí empieza la conciliación automática.

El residente pregunta «¿Cuánto debo?» y el asistente responde: Unidad PBA, $171,17 pendiente del recibo de Marzo 2026, vence el 31/3/26, e invita a enviar la captura del comprobante al pagar

Su recibo en PDF, sin que tú lo busques

Cuando un residente pide su recibo, el bot le manda el mismo PDF formal que generas desde Recibos —con su cuota, su alícuota y los datos del condominio— a través de un enlace privado que vence en 7 días. Tú no tienes que buscar el archivo ni reenviarlo: te lo quita de encima.

El residente pide su recibo en PDF y el asistente le envía un enlace al recibo de Marzo 2026 de la unidad PBA, con la nota de que el enlace vence en 7 días

Reporta una avería y entra en Incidencias

Una fuga, el ascensor parado, la bomba de agua dañada… el residente lo cuenta por WhatsApp y el bot abre el ticket por él: le devuelve un número de reporte, te avisa a ti (y a tu equipo) por correo, y la avería aparece en Incidencias con su semáforo de seguimiento. Nada se pierde en un chat: queda registrado y con responsable.

El residente reporta que se dañó la bomba de agua del edificio y el asistente confirma que registró el reporte con un número de ticket y que la administración ya fue notificada