Automatización · Capítulo 11
Cobranza automática
Reglas de email y WhatsApp que recuerdan, cobran y confirman sin que toques nada.
4 pasos · lectura de 5 min
Hasta aquí hiciste el trabajo del mes a mano: emitiste, cobraste, verificaste. La automatización es el complemento que hace ese ir y venir por ti. En Automatización enciendes reglas de email y WhatsApp que mandan el recibo al emitir, recuerdan el vencimiento varias veces y confirman cada pago en cuanto lo verificas. Tú decides qué se enciende; el motor se encarga del resto.
Enciende lo que quieras automatizar
La pantalla tiene dos tarjetas, una por canal. Emails automáticos manda por correo el recibo al emitir, la confirmación de cada pago verificado y el reporte mensual a la junta. Cobranza por WhatsApp hace lo mismo por WhatsApp y, además, suma la cadencia de recordatorios de cobro. Cada fila es un interruptor: lo enciendes o lo apagas por separado.
La cadencia de cobranza, escalonada sobre el vencimiento
La parte más útil está en la tarjeta de WhatsApp: una serie de avisos que se disparan solos alrededor de la fecha de vencimiento del período. 3 días antes un recordatorio amable, el día del vencimiento con los métodos de pago a la mano, y luego seguimientos al día siguiente, a los 7, a los 15 y a los 30 días, cada uno con un tono un poco más firme.
El motor solo le escribe a quien de verdad tiene saldo en ese momento: si un propietario ya pagó, deja de recibir recordatorios. Y cada vez que alguien escribe STOP, se le apagan los avisos proactivos sin que tengas que hacer nada.
Las plantillas: el texto exacto que se envía
Más abajo ves las Plantillas de mensaje: el contenido real de cada correo y cada WhatsApp, en dos columnas. Los huecos entre llaves —{{nombre}}, {{saldo}}, {{periodo}}— se rellenan solos con los datos de cada recibo o pago, así que cada propietario recibe su mensaje con sus cifras, sin que tú escribas nada.
La cola y el registro: la prueba de que todo salió
Al final de la pantalla, la Cola de envío muestra lo que el motor tiene por mandar y lo ya mandado, con su estado: Pendiente, Enviada o Fallida. La cola se drena cada pocos minutos; si un envío falla, se reintenta solo, con una espera cada vez mayor.
Debajo, el Registro de notificaciones deja constancia de cada intento —correos, WhatsApp, reintentos y hasta los avisos que abres a mano desde Morosidad o Recibos—. Es tu bitácora: ahí confirmas, cuando quieras, que el recordatorio de verdad salió.
